第204回

総会資料

総会に使う資料を作成しています。
なんと100頁近くに及ぶ膨大な資料です。
今年は地区会計も報告してもらうため、1地区最低6頁を要してしまうのです。

ネットワークはお金がありません。
ですから、こんな資料を印刷する経費はとても捻出できません。
そこでどうするかというと、
例会や総会で使用する資料は、事前に会員専用ＨＰにアップしておき、
必要な人はそこからダウンロードして各自が印刷、持ってきてもらうことにしています。

予め事務局で用意するシステムだと、
来るか来ないかわからない人の分も印刷しなければならなく、
経済的にも、環境的にも無駄が多いでしょう。
当日資料を忘れてきた人は、印刷してきた人からコピーさせてもらいます。
もちろんコピー代は受益者負担ということになります。

こうした徹底したシステムは受身の会員には不評かもしれませんが、
もともと自発的に集まっているのですから、資料も自発的にプリントして欲しいと思います。

ただ、今回の総会資料は厳しいですね。
これだけの枚数を印刷する時間も大きいでしょう。
明日ぐらいにはアップできると思いますが、
プリントは縮小プリントするか、
必要な箇所だけプリントするようにしてもらうと良いかもしれません。
各地区の会計は、総会の審議事項ではなく、あくまでも報告のみです。
事前に一読しておいてもらうだけでも良いかもしれません。

それにしてもこれだけの枚数になるということは、それだけ活動が行われているということです。
各地区から提出された資料は、そのまとめに1ヶ月を要しています。
地区代表への大きな負担はなるべく避けたいのですが、
それだけ活発な活動が各地区で行われているということで、
そういった負担の軽減を今後の課題にしていきたいと思います。

会員はこういうところからも、ネットワーク全体を見て欲しいと思います。